DOCUMENTS MANAGEMENT

“SE C’È UN MODO DI FARE MEGLIO, TROVALO”
Thomas Alva Edison

DOCUMENTS MANAGEMENT

“SE C’È UN MODO DI FARE MEGLIO, TROVALO”
Thomas Alva Edison

DATA ENTRY

Il servizio consiste nell’acquisizione di dati ed informazioni da documenti cartacei complessi, mediante la digitazione manuale da parte degli operatori. Quando i documenti sono strutturati in moduli, attraverso il data entry elettronico o da immagine, si possono utilizzare tecnologie più avanzate al fine di ridurre i tempi di lavorazione ed aumentare la qualità del servizio. Con il data entry in modalità on line, tramite linee dedicate, si opera direttamente sulle procedure residenti sui server aziendali del cliente.

SOLUZIONI PROFESSIONALI DI ARCHIVIAZIONE

Affidare la realizzazione e l’aggiornamento di un archivio cartaceo all’esterno permette di avere una visione completa ed attenta delle criticità connesse al proprio sistema interno di gestione documentale. Consente inoltre di individuare in maniera chiara e certa i costi di realizzazione di un archivio di elevata qualità, sia esso cartaceo o digitale. L’affidamento di un servizio in outsourcing permette, infine, di eliminare i costi d’investimento in tecnologie e professionalità, sia per la gestione dell’archivio che per la realizzazione di un software specifico di consultazione e gestione delle immagini.
Key Data garantisce qualità in ogni fase del processo:
• Ritiro dei documenti cartacei
• Normalizzazione e preparazione
• Scansione
• Ricostruzione degli originali
• Creazione chiavi di ricerca personalizzate
• Riconsegna (o stoccaggio presso archivi Key Data)
• Installazione applicativo DMS dedicato

POSTALIZZAZIONE

Key Data propone servizi di mailing e postalizzazione con un sicuro risparmio di tempi e costi per il cliente. li servizio prevede la stampa delle missive, l’imbustamento, l’affrancatura ordinaria o raccomandata e la spedizione, con relativo monitoraggio dei flussi. Per l’invio dimateriali non idonei all’imbustamento automatico Key Data offre un servizio di etichettatura e confezionamento manuale per l’invio di gadget, campioni dimostrativi ed ogni tipologia di oggetto fuori standard.

ARCHIFED: CARTA E BIT INSIEME

ArchiFED è il frutto di un meticoloso processo, ottimizzato negli anni grazie all’esperienza maturata nel settore.
Scanner professionali permettono di riprodurre fedelmente i documenti in formato digitale. Personale altamente qualificato provvede ad una puntuale supervisione del processo di scansione per garantire l’ottima le qualità delle immagini processate.
Terminata la scansione, viene ripristinata la rilegatura originale dei documenti, rispettando l’ordine delle pagine (coerenza interna al documento), e la posizione del documento all’interno dei fascicoli (coerenza interna all’archivio). Successivamente si effettua l’inserimento dei dati presenti sui documenti cartacei in una base dati, al fine di identificare e ricercare ogni documento.

Trasformato in digitale l’archivio cartaceo, tutti i documenti vengono trasferiti e conservati in appositi locali dotati d’impianti antincendio e antintrusione nel rispetto delle norme CEI ed UNI in materia. La ricerca dei documenti dall’archivio informatizzato avviene tramite un’interfaccia web di facile utilizzo: con ArchiFED navigare nel proprio archivio sarà semplice e veloce.

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