Archiviazione Ottica
Archiviazione Ottica
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L'archiviazione ottica consente di poter conservare in modo moderno, efficiente e pratico, enormi quantità di documenti, dati, informazioni, foto.
E’ il core-business della nostra azienda. Enti pubblici, Banche, importanti aziende private, ci hanno affidato l’attività di creazione del loro archivio documentale informatico. Gli standard tecnologici rendono possibile l'archiviazione di una grande quantità di documenti, in varie forme; la legge ne riconosce la validità giuridica e dà un senso all'investimento.
Gli uffici, al giorno d'oggi hanno tutti, più o meno, lo stesso aspetto: pile di documenti sparse sulla scrivania, schedari stracolmi e disordinati, scaffali ed armadi in cui sono ammucchiati e probabilmente dimenticati grandi quantitativi di documenti importanti. La carta come mezzo di archiviazione:
- si deteriora con il passare del tempo
- non permette ricerche rapide
- presenta difficoltà nella manipolazione
- è difficile da catalogare, organizzare in modo razionale e univoco
- necessita di ampi spazi per l'archiviazione
L’introduzione di un sistema per l’archiviazione ottica all’interno dell’organizzazione aziendale e’ perciò in grado di produrre i seguenti vantaggi:
- Riduzione degli spazi e del personale dedicati all’archivio;
- Riservatezza e sicurezza delle informazioni;
- Inalterabilità dei documenti;
- Ricerca semplice ed immediata;
- Condivisione dello stesso documento che può essere consultato da più persone anche contemporaneamente.
L’attività si compone di diverse fasi:
- Prelievo dei documenti cartacei dagli archivi abituali del cliente;
- Trasporto dei documenti tramite nostri mezzi e nostro personale addetto;
- Preparazione dei documenti (eliminazione fermagli, punti metallici, smazzatura ecc.);
- Protocollazione automatica direttamente da scanner;
- Archiviazione ottica dei documenti cartacei;
- Indicizzazione. Consiste nella individuazione delle idonee ed univoche chiavi per ricercare i documenti archiviati;
- Generazione di un CD-R o di un DVD-R. supporti a grande capacità di memoria, capaci di contenere circa 15.000/100.000 immagini-documenti per disco;
- Masterizzazione dei CD-R;
- Fornitura del software personalizzato ai fini della consultazione e ricerca dei documenti e allegati archiviati. Di vitale importanza è che i dati e le informazioni siano facilmente raggiungibili e costantemente disponibili. Lo strumento dovrebbe essere realizzato con tecnologie orientate al web per permettere un facile reperimento della documentazione da qualunque postazione di lavoro interna o esterna all’azienda. Data la complessità e soprattutto la diversificazione degli scenari aziendali, la filosofia della nostra organizzazione è quella di non proporre soluzioni basate su software di tipo standard, ma di progettare e sviluppare soluzioni imaging personalizzate in grado di integrarsi ed interagire al meglio ed in tutta sicurezza con i sistemi informativi in utilizzo presso le aziende Clienti.
- Produzione copie di backup dei CD-R;
- Ricomposizione dei documenti cartacei come in origine;
- Stoccaggio dei documenti cartacei (se richiesto) o riconsegna degli stessi su richiesta del Cliente.
I sistemi di gestione documentale offrono poi molteplici altre funzionalità che li rendono estremamente efficaci quali strumenti di produttività: uno fra tutti è la possibilità di definire percorsi virtuali che i documenti devono seguire, passando di utente in utente, avvisando delle attività che deve effettuare e raccogliendo autorizzazioni e visti.
Tutte queste funzionalità vanno sotto il nome di “work-flow”.
Questa è la nuova sfida di Key data: la completa soluzione di gestione documentale creata su misura per ogni tipo di esigenza aziendale.
